Déborah F. Muñoz autora del libro La oficina eficiente. Gestiona tu tiempo sin estrés, más conocida como “la maga del tiempo”, nos enseña el método definitivo para trabajar organizados y concentrados en la oficina.
La vida en la oficina es cada vez más frenética. Con una competencia brutal, la presión para ser cada vez más productivo puede acabar con nosotros. La mayoría optan por trabajar más horas, pero la solución no pasa por ahí, ya que, cuanto menos descanses y más tiempo seguido dediques al trabajo, menos eficiente eres. Esto es lo que explica la experta, Déborah F. Muñoz, en su nuevo libro, La oficina eficiente. Gestiona tu tiempo sin estrés.
Entonces, ¿cuál es la solución? “Hacer que las horas que trabajas sean más eficientes”, nos explica Déborah. Para ello, lo primero es poner el foco en tu salud física y mental, lo cual hará que tu rendimiento aumente. Y lo segundo es contar con un buen método de gestión del tiempo, que deberá tener tres claves principales. ¡Sigue leyendo que te contamos qué tienes que empezar a hacer para obtener resultados inmediatos!
1. Tener claros los objetivos y plazos
No puedes escoger el mejor camino para llegar a un lugar si no tienes del todo claro dónde vas. Y no puedes saber cuánta prisa te tendrás que dar si no tienes claro cuándo debes llegar a tu destino. Por eso es importante tener claros los objetivos y plazos de tus tareas.
Los objetivos tienen que ser concretos, realistas, medibles, acotados en el tiempo y, a poder ser, desglosables. Eso te permitirá saber exactamente qué hay que hacer y en qué plazo, así como establecer los pasos que debes seguir para alcanzarlos y los criterios que te permitirán saber si los has cumplido o no.
A veces, clientes y jefes no son capaces de bajar los objetivos y ese ejercicio de ahondar en lo que debes hacer recaerá en ti. Además, trabajando en una oficina, muchas veces el cumplimiento de los objetivos, o de parte de los pasos para alcanzarlos, no dependerá solo de ti. Hay formas de afrontar estos retos, explicadas en La oficina eficiente, pero si tienes esa base ya cuentas con un buen trampolín para aumentar la productividad.
2. Poner orden
Poner orden engloba muchas cosas. La primera, ordenar todo lo que hay a tu alrededor: tu mesa, tu escritorio virtual, tu bandeja de correo electrónico... Tienes que saber cómo acceder de forma inmediata a cualquier información, y eso solo se consigue organizando los elementos con los que trabajas.
Por otro lado, poner orden también significa que tu lista de tareas no sea simplemente un scroll interminable, sino que esté clasificada en función de su importancia, su urgencia o incluso si son tareas que puedes realizar en cualquier horario o que tienen unas horas fijas.
Poner orden también implica organizar tu calendario en función de esas tareas clasificadas para exprimir cada hora de tu jornada laboral generando el máximo valor.
Y, por supuesto, si gestionas un equipo, poner orden quiere decir que tienes que ser sistemático en la toma de decisiones para asignar las tareas a la persona más adecuada en cada momento.
3. Ser vago
Aunque suene increíble, la gente más eficiente suele tener mentalidad de vaga. Y con ser vago no me refiero a que seas poco trabajador, sino a que tengas el ingenio de buscar maneras de hacer el mismo trabajo con menos esfuerzo.
A veces, de hecho, ser vago implica un esfuerzo extra inicial que te ahorrará infinidad de esfuerzos futuros, como por ejemplo cuando automatizas algunas de tus tareas con herramientas, o dedicas tiempo a aprender una nueva habilidad que luego te va a ahorrar tiempo. Cuanto más tecnológica sea tu profesión, más posibilidades de encontrar formas de ser vago automatizando tareas.
Pero hay muchas formas de ser vago en el ámbito laboral para maximizar tu eficiencia, no solo la automatización. Puedes recurrir al autoplagio en presentaciones, textos o emails que hayas hecho previamente en vez de inventar la rueda una y otra vez (o tirar de plantillas). Puedes encontrar formas de saltar pasos en los procesos (tanto los que realizas en solitario como en los que participas dentro de un equipo) sin que el resultado se vea perjudicado, o eliminar tareas que ya no aportan. O puedes delegar las tareas de menos valor a alguien de menor rango.
Hay muchas posibilidades. Una vez que tienes activada la mentalidad de vago, te vas encontrando un sinfín de oportunidades de cumplir con las tareas sin dedicarles tantas horas. Y con esa mentalidad de vago, teniendo todo organizado y conociendo objetivos y plazos, será, a muy grandes rasgos, como podrás abordar un cambio hacia una mayor productividad y una mejora en la gestión de tu tiempo. Son los tres pilares en los que se basa La oficina eficiente, aunque, por supuesto, incorporados dentro de un método más amplio pensado para maximizar tu eficiencia en la oficina.
El libro La oficina eficiente te ayudará a tener tu propio método para conseguir la eficacia plena en tu trabajo. Puedes venirte a la Masterclass gratuita que Déborah imparte el próximo viernes, 3 de febrero a las 19 h en Fnac. Aquí te dejamos todos los detalles. ¡Te esperamos!
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